Обязанности | - Прием, регистрация и учет входящей/исходящей корреспонденции (письма, приказы, заявки и т.д.). - Распределение документов (организация эффективного маршрута движения документов) по подразделениям или ответственным сотрудникам. - Контроль за своевременным исполнением документов, обеспечение их корректного согласования и утверждения. - Проверка правильности оформления (наличие подписей, печатей, приложений). - Сортировка и систематизация документов по категориям и срочности. - Контроль за соблюдением корпоративных стандартов при подготовке и оформлении документов. - Составление проектов приказов, протоколов, писем, отчетов по указанию руководителя. - Оформление документов согласно установленным стандартам (ГОСТ, корпоративные шаблоны). - Формирование отчетов о статусе исполнения документов и поручений. - Организация и ведение электронного и бумажного архивов. - Подготовка дел для передачи в архив (оформление описей, обложек). - Уничтожение документов с истекшим сроком хранения. - Ведение баз данных и электронного документооборота, контроль корректности внесенных данных (СЭД, 1С, ЭДО, Битрикс24 и прочее). - Сканирование, загрузка документов в систему. - Разработка и внедрение предложений по оптимизации работы с электронными документами. - Обеспечение защиты персональных данных и служебной информации (152-ФЗ). - Контроль доступа к документам с ограниченным доступом. - Контроль доступа к конфиденциальной информации, разработка политик хранения и уничтожения данных - Координация с отделами для сбора/предоставления информации. - Обучение сотрудников правилам работы с документами и документооборотом. - Участие в разработке регламентов документооборота. - Подготовка документов для внутренних и внешних аудитов. - Участие в инвентаризации дел, проверке сохранности архивов. |