- осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности заведующего Сектором, начальника Отдела; - подготавливать документы и материалы, необходимые для работы заведующего Сектором, начальника Отдела; - организовывать личный прием граждан заведующим Сектором, начальником Отдела, контролировать обеспечение условий его проведения; - обеспечивать прохождение документов до адресатов почтой, мобильными электронными, факсимильными и иными средствами связи; - организовывать проведение телефонных переговоров заведующего Сектором, начальника Отдела, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до их сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до их сведения информацию, полученную по каналам связи; - обеспечивать бесперебойную работу телефона приемной Отдела; - выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых заведующим Сектором, начальником Отдела (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения); - обеспечивать рабочее место заведующего Сектором, начальника Отдела необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие их эффективной работе; - принимать документы на подпись заведующего Сектором, начальника Отдела, получать документы после подписания и передавать специалистам Сектора, Отдела; - осуществлять регистрацию входящей и исходящей корреспонденции Сектора, Отдела (всех форм обращений - почта, электронная почта, программа Directum RX и т.п.) |