Обязанности | - участвовать в приеме граждан, обеспечивая своевременное рассмотрение их устных и письменных обращений; - участвовать в работе по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Отдела, в соответствии с законодательством Российской Федерации; - осуществлять ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству; - осуществлять прием и передачу информации по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.), организацию телефонных переговоров начальника Отдела; -выявлять потребности в обеспечении сотрудников Отдела канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, формировать заявки и передавать их в Управление; - осуществлять контроль сроков выполнения поручений начальника Отдела, а также рассмотрения и представления исполнителями документов, поступивших на исполнение; - осуществлять подготовку документов и материалов, необходимых для работы начальника Отдела; - осуществлять подготовку по поручению начальника Отдела проектов приказов, служебных записок, распоряжений, писем, запросов, других документов; - вести Журнал учета заданий на патрулирование и осуществлять подготовку заданий на патрулирование на сотрудников Отдела; - осуществлять ведение табеля учета рабочего времени сотрудников Отдела; - осуществлять ведение документов по материальному подотчету, в том числе карточек учета переданного в пользование имущества и личных карточек по учету спецодежды; - подготавливать отчеты о наличии и движении материально-технических средств в Отделе; - осуществлять отправку и получение почтовой корреспонденции Отдела на территории осуществления полномочий Отдела: - осуществлять подготовку отчетов о расходовании почтовых марок; - выполнять иные поручения начальника Отдела и руководства Управления. |